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Version du 10 mai 2018
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Code d'éthique
Le Code Éthique représente la Carte d'Identité d'une organisation ; il exprime les lignes directrices de conduite qui doivent inspirer les comportements de ses membres et est le principal moyen de diffusion de la culture de l'éthique au sein de l'entreprise. La diffusion du Code Éthique a augmenté au cours des dernières années, également en raison de dispositions légales spécifiques qui, surtout au niveau international, ont incité les entreprises et d'autres organisations à son adoption.
En raison de la mondialisation des marchés, il est de plus en plus ressenti, à l'échelle mondiale, le besoin concret d'introduire et d'expliciter dans les modèles économiques des règles d'ordre éthique et social qui permettent de concilier les objectifs de profit et de création de valeur avec le respect des revendications et des intérêts des parties prenantes impliquées dans l'activité de l'entreprise, non seulement dans les relations nationales et internationales mais aussi dans les domaines d'entreprise (soit parce que les attentes et les intérêts, bien que légitimes, des différentes parties en jeu - Actionnaires, Collaborateurs, Fournisseurs, Clients, Partenaires commerciaux, etc. - peuvent être en contradiction les uns avec les autres, soit parce qu'il est perçu dans certains cas le risque que les comportements effectifs ne correspondent pas du tout aux principes proclamés).
Dans le panorama italien, l'importance de se doter d'un outil tel que le Code Éthique est soulignée, entre autres, par la prévision d'une responsabilité spécifique des entités en conséquence de la commission de crimes au sens du D.Lgs. 8 juin 2001 n. 231.
Dans ce contexte, les entreprises faisant partie du groupe Milor (le "Groupe") se sont toujours engagées à appliquer des principes rigoureux observés dans l'exécution de leurs différentes activités et se sont toujours caractérisées par le sérieux, la fiabilité et le professionnalisme de l'action de leur Direction, de leurs Employés et Collaborateurs, acquérant ainsi au fil des ans une réputation solide appréciée même au niveau international.
Dans le but de poursuivre des objectifs d'amélioration continue, Milor a jugé opportun d'adopter et de promulguer le présent Code Éthique de conduite qui explicite les principes et les valeurs de l'entreprise qu'elle a poursuivis au fil des ans, mettant en évidence des règles de conduite dont le respect - de la part de tous ceux qui, à quelque titre que ce soit, agissent au nom et pour le compte des entreprises du Groupe - est fondamental pour maintenir et améliorer le bon fonctionnement, la fiabilité des processus d'entreprise et l'image du Groupe lui-même.
À ces principes et normes, doivent se référer les opérations et les comportements de tous les destinataires du présent Code Éthique tant dans les relations professionnelles internes que dans les relations avec les parties externes au Groupe.
Le Groupe reconnaît l'importance de la responsabilité éthique et sociale dans la conduite des affaires et des activités de l'entreprise et s'engage à respecter les intérêts légitimes des Actionnaires, Administrateurs, Employés, Collaborateurs, Clients, Fournisseurs et Partenaires commerciaux.
Les entreprises du Groupe s'engagent donc à :
－ maintenir la cohérence avec les politiques toujours adoptées en matière de correction, transparence, confiance et coopération dans la conduite des affaires;
－ maintenir un rôle actif par rapport au marché, au développement économique et au progrès technologique des secteurs dans lesquels il opère;
－ poursuivre une valeur solide et durable sur le plan économique, financier et social, construite sur la confiance des Clients, sur la motivation des Collaborateurs et sur la relation responsable et constructive avec le territoire;
－améliorer continuellement la qualité des produits et des services offerts au Client, accroître la satisfaction de ce dernier grâce à une concurrence efficace et loyale sur le marché, dans le plein et absolu respect de la loi et des règlements en vigueur dans les pays où elle opère;
－ sensibiliser et impliquer de manière pro-active les Fournisseurs, en particulier en ce qui concerne le respect des lois et règlements dans la fourniture de biens et services, ainsi que la transparence, et contribue, entre autres, au respect spontané de chaque Employé et Collaborateur.
－ promouvoir le développement personnel et professionnel de ses Collaborateurs et les motiver au sens d'appartenance et à la recherche de l'amélioration continue de l'efficacité et de l'efficience afin d'accroître la satisfaction et le bien-être de l'entreprise et personnel.
En même temps, il demande à tous les employés des entreprises du Groupe et à tous ceux qui collaborent à l'exercice des activités de l'entreprise de respecter les règles de l'entreprise et les dispositions établies dans le présent Code Éthique.
L'atteinte de tels objectifs ne peut en effet se faire que par la participation constante et active de tous les acteurs impliqués dans les activités des entreprises du Groupe et la pleine conscience, de leur part, que ces objectifs doivent être atteints dans le respect de ces valeurs de référence et règles de conduite qui, par le biais de ce Code Éthique, sont rendues explicites.
Les normes contenues dans le présent Code Éthique et les principes de comportement pour la conduite des affaires et dans les relations interpersonnelles ne doivent donc pas apparaître au destinataire du présent document comme "évidentes", mais plutôt comme un outil de réflexion sur les valeurs évoquées : une adhésion personnelle à ces valeurs contribue, entre autres, au respect spontané de chaque Employé et Collaborateur.
Les valeurs de référence et les règles de conduite énoncées dans le Code Éthique sont contraignantes pour toutes les entreprises du Groupe, pour leurs Administrateurs, Employés et Tiers qui agissent de quelque manière que ce soit dans l'intérêt du Groupe ; parmi ces derniers figurent les Agents, les Assistances Techniques, les Fournisseurs, les Distributeurs, les développeurs, les Consultants et les Collaborateurs en général (ci-après « Collaborateurs »). En particulier, les Administrateurs sont tenus de s'inspirer de ces valeurs et règles de conduite lors de la fixation des objectifs des entreprises au sein des sociétés du Groupe, lors de la proposition d'investissements et de la réalisation de projets, ainsi que dans toute décision ou action relative à la gestion des entreprises.
Les employés ayant le statut de cadre, dans la mise en œuvre concrète de l'activité de direction des entreprises du Groupe, doivent s'inspirer des mêmes valeurs et règles de conduite tant à l'intérieur du Groupe, renforçant ainsi la cohésion et l'esprit de collaboration mutuelle, qu'envers les tiers qui entrent en contact avec le Groupe lui-même.
Tous les employés sont tenus de se conformer, dans l'exercice de leurs fonctions et responsabilités, aux principes et aux règles de conduite contenus dans le Code Éthique, aux procédures, aux règlements et aux politiques de l'entreprise.
Tous les employés sont également appelés à exiger le respect des principes et des normes contenus dans le présent Code Éthique, même de la part de collaborateurs tiers indépendants qui, à quelque titre que ce soit, agissent dans l'intérêt du Groupe. Ils s'engagent à informer les collaborateurs du contenu du présent Code Éthique et à les instruire au respect des normes qu'il contient.
Les Collaborateurs du Groupe sont tenus d'adapter leurs comportements aux dispositions du Code, aux procédures et aux règlements d'entreprise.
Respect des lois et règlements
Les entreprises du Groupe reconnaissent comme principe incontournable le respect des lois et règlements en vigueur dans tous les pays où elles opèrent. Les Administrateurs, les Employés et les Collaborateurs qui, à différents titres, sont impliqués dans les activités de l'entreprise du Groupe, sont donc tenus d'exercer leurs activités dans un contexte de transparence maximale et dans le strict respect des lois et règlements en vigueur au lieu et au moment où ils opèrent. Ils s'engagent donc à avoir la meilleure connaissance possible des réglementations applicables à leur activité et des responsabilités découlant de leur violation. En aucun cas, la poursuite de l'intérêt du Groupe ne peut justifier une conduite non conforme aux lois et règlements.
Intégrité
L'intégrité morale est un devoir constant de tous ceux qui travaillent au nom et/ou pour le compte des entreprises du Groupe. Tous les destinataires du présent Code Éthique sont tenus de poursuivre les objectifs avec honnêteté, rigueur et responsabilité et de maintenir une conduite fondée sur le respect des règles, des lois et de l'éthique professionnelle.
Transparence et exhaustivité de l’information
Les entreprises du Groupe promeuvent la transparence dans les communications, dans les accords formels et dans les critères qui sous-tendent les comportements suivis afin de permettre des choix autonomes et éclairés de la part des personnes concernées. Tous les destinataires du présent Code Éthique sont appelés à respecter les principes de véracité, d’exactitude, d’exhaustivité, de précision et de transparence de l’information et à communiquer avec clarté et diligence l’image du Groupe dans tous ses rapports internes et externes.
Valeur de la personne
Les entreprises du Groupe promeuvent le respect de l'intégrité physique, morale et culturelle de la personne ; elles garantissent des conditions de travail respectueuses de la dignité individuelle et des environnements de travail sûrs. Tous les destinataires du présent Code Éthique sont appelés à promouvoir l'écoute et le dialogue comme leviers d'amélioration et de stimulation continue pour la recherche des solutions proposées non seulement dans les relations avec la clientèle mais aussi dans les relations avec leurs Collaborateurs et collègues dans le respect du professionnalisme et de la compétence de chacun.
Équité et égalité des chances
Les entreprises du Groupe s'engagent à éviter toute discrimination dans les comportements personnels et à respecter les différences de genre, d'âge, de race, de religion, d'appartenance politique ou syndicale, de langue ou de handicap. Tous les destinataires du présent Code Éthique sont appelés à agir en tenant compte des circonstances concrètes ; en évitant des comportements discriminatoires et opportunistes, mais en contribuant à faire émerger les potentialités de chacun.
Correttezza
Dans la conduite de toute activité, il convient d'éviter les situations dans lesquelles les personnes impliquées dans les transactions sont, ou peuvent même simplement sembler, en conflit d'intérêts.
Relations avec les organismes de contrôle
Les relations avec les organismes de contrôle sont inspirées par des principes de transparence, d'exhaustivité, de véracité et de justesse de l'information.
Les informations qui, conformément à la législation en vigueur, doivent être communiquées aux organismes de contrôle ne pourront être ni dissimulées ni déformées.
Confidentialité
Milor assure la confidentialité des informations en sa possession et s'abstient de rechercher des données confidentielles, sauf en cas d'autorisation expresse et consciente conformément aux lois en vigueur. Les collaborateurs du Groupe sont tenus de ne pas utiliser d'informations confidentielles à des fins non liées à l'exercice de leurs fonctions professionnelles.
Liberté de marché
Milor conforme son activité à la sauvegarde des principes de concurrence et de liberté de marché et, en tenant compte de l'autonomie de gestion des filiales, oriente l'activité du Groupe vers ces principes.
Le Code Éthique de Milor s'adresse à toutes les entreprises du Groupe, à leurs Administrateurs, Employés et Collaborateurs, indépendamment des réalités organisationnelles, productives et/ou commerciales spécifiques, et explicite des règles de conduite auxquelles il appelle le respect de la part de tous les destinataires. Les Administrateurs, les Dirigeants, les Employés et les Collaborateurs qui entretiennent, à quelque titre que ce soit, des relations contractuelles avec le Groupe, sont tenus de respecter et de faire respecter ces principes dans le cadre de leurs fonctions et responsabilités, ainsi que de collaborer à l'élaboration de procédures adéquates visant à sauvegarder les intérêts du Groupe.
Dans le respect des valeurs énoncées ci-dessus, le Groupe reconnaît les ressources humaines comme un élément indispensable pour réussir à concurrencer sur le marché et pour atteindre les objectifs de l'entreprise, ainsi que l'importance d'établir avec elles des relations basées sur la loyauté et la confiance mutuelle.
Les entreprises du Groupe doivent veiller à ce que la sélection, le classement et le parcours de carrière du personnel de l'entreprise, ainsi que le choix des Employés et Collaborateurs à divers titres, répondent exclusivement, sans aucune discrimination, à des considérations objectives des caractéristiques professionnelles et personnelles nécessaires à l'exécution du travail à réaliser et aux compétences démontrées dans l'accomplissement de celui-ci. Les entreprises du Groupe doivent refuser tout comportement discriminatoire en ce qui concerne l'accès à l'emploi, l'attribution des qualifications et des fonctions, la progression de carrière ou l'attribution de missions.
Sélection et gestion des ressources
À la lumière de ce qui précède, les politiques d'entreprise de sélection, de rémunération et de formation des Employés et des Collaborateurs doivent être basées sur des critères de professionnalisme, de sérieux, de compétence et de mérite. En particulier, les fonctions responsables doivent veiller à ce que :
－ les ressources acquises correspondent aux profils effectivement nécessaires aux besoins de l'entreprise, évitant favoritisme et avantages de toute sorte dans le respect de l'égalité des chances et sans aucune discrimination sur la vie privée et les opinions des candidats;
－ doivent être maintenus chez les Employés et des comportements équitables envers les Collaborateurs et cohérents, abus et discriminations basées sur le sexe, la race, la religion, l'appartenance politique et en prévenant le favoritisme, syndical, linguistique, l'âge ou le handicap.
－ il sera garanti l'équité de traitement et l'égalité des chances dans l'attribution de rôles ou de missions en considérant la mobilité sur différentes positions de travail comme un élément pour favoriser la croissance professionnelle.
Valorisation professionnelle et formation des ressources
Les entreprises du Groupe s'engagent à contribuer à la formation et à la croissance professionnelle de leurs Employés et Collaborateurs en leur offrant, périodiquement, des opportunités tant de connaissance mutuelle et d'information sur leurs expériences de travail respectives, que d'autres interventions formatives, et ce afin de promouvoir l'accroissement et de leur permettre de développer leur compétence professionnelle au sein du Groupe.
En raison de cela, les Dirigeants et les Responsables de Fonction sont appelés à porter la plus grande attention à valoriser et à accroître le professionnalisme de leurs collègues et Collaborateurs en créant les conditions pour le développement de leurs capacités et la réalisation de leurs potentiels. En particulier, les fonctions concernées doivent veiller à ce que :
－ soient maintenues les conditions nécessaires au développement des compétences, des capacités et du talent de chacun dans le respect des politiques d'entreprise en matière d'égalité des chances;
－ des systèmes d'évaluation des comportements, des compétences, des connaissances et du potentiel doivent être maintenus selon des critères de transparence et de méritocratie;
－ il doit être reconnu la possibilité d'exprimer sa propre individualité au travail, en valorisant la diversité et la spécificité de chacun, comme contribution essentielle à la croissance du Groupe;
－ que les conditions soient maintenues pour permettre à chacun d'interpréter au mieux son rôle, favorisant ainsi l'amélioration constante du niveau de compétence et développant la capacité à travailler en équipe pour contribuer à l'atteinte des objectifs de l'entreprise;
－ une proposition, évaluée et développée, dans la définition des parcours de formation, une formation attentive également aux besoins individuels.
Environnement de travail
Tous les Employés et Collaborateurs doivent être traités dans le strict respect des principes énoncés dans le présent Code Éthique et dans un climat qui favorise au maximum la communication et la coopération, entre eux et avec les supérieurs et subordonnés, dans l'optique d'un objectif commun et partagé de croissance et de consolidation de l'esprit d'appartenance au Groupe. En particulier, les Dirigeants d'entreprise, les Cadres, les Employés et les Collaborateurs qui agissent à différents titres pour le compte et/ou au nom des entreprises du Groupe doivent :
－ imprimer ses relations interpersonnelles et professionnelles selon des critères et des comportements de correction, de loyauté et de respect mutuel;
－ promouvoir et soutenir le respect de la personnalité de chaque collègue et Collaborateur comme élément fondamental pour le développement d'un environnement de travail imprégné de confiance mutuelle et de la contribution de chacun;
－ s'engager à créer un environnement de travail qui garantisse, à tous ceux qui interagissent avec les entreprises du Groupe, des conditions respectueuses de la dignité personnelle et dans lequel les caractéristiques des individus ne puissent donner lieu à des discriminations ou des conditionnements;
－ viser à créer un environnement de travail qui soit toujours stimulant et gratifiant et qui favorise, par conséquent, le développement du potentiel de chacun.
Correction des flux financiers
Il est strictement interdit d'effectuer toute opération qui pourrait impliquer même la moindre possibilité d'engagement de la Société dans des affaires de recel, de blanchiment d'argent, ou d'utilisation de biens ou d'argent d'origine illicite. Les flux financiers doivent être gérés en garantissant la traçabilité complète des opérations, en conservant la documentation appropriée et toujours dans les limites des responsabilités assignées à chacun. À cet égard, il est nécessaire de respecter les principes suivants concernant la documentation et la conservation des enregistrements :
－ tous les paiements et autres transferts effectués par ou en faveur de la Société doivent être enregistrés de manière précise et complète dans les systèmes comptables de l'entreprise;
－. tous les paiements doivent être effectués uniquement aux personnes et pour les activités formalisées contractuellement et/ou décidées par la Société.
La Société met en œuvre les contrôles nécessaires pour vérifier l'authenticité de l'argent liquide encaissé et utilisé dans le cadre des activités de l'entreprise. Il est demandé aux Destinataires la plus grande diligence et attention dans la gestion de l'argent liquide pour garantir qu'aucun argent contrefait ne soit encaissé ou dépensé. La Société s'est engagée à ce que l'or utilisé pour la production de ses articles de joaillerie ne provienne pas de zones géographiques mondiales impliquées dans des conflits de guerre générés par des intérêts économiques pour le contrôle de l'extraction des métaux précieux. De plus, elle confirme son engagement en faveur d'un approvisionnement responsable en or.
À cette fin, notre engagement est de garantir le respect de la réglementation Dodd Frank Act et d'acheter de l'or uniquement auprès de banques, de comptoirs de métaux ou de raffineries qui figurent sur la LBMA Good Delivery List ou qui sont certifiés par l'organisation RJC (Responsible Jewellery Council).
Dans le respect de la législation en vigueur, les entreprises du Groupe s'engagent à garantir la protection de la vie privée concernant les informations relatives à la sphère privée et aux opinions de chacun de leurs Employés et de ceux qui interagissent avec le Groupe. Il est demandé aux Employés et aux Collaborateurs agissant au nom ou pour le compte des entreprises du Groupe de traiter les données personnelles dans le strict respect de la législation en vigueur sur la protection de la vie privée, selon les directives qui leur sont données. En particulier, il est obligatoire de :
－ acquérir et traiter uniquement les données nécessaires et directement liées à ses fonctions;
－ respecter la nature confidentielle et réservée des informations;
－ acquérir et traiter des données à des fins déterminées, explicites et légitimes;
－ acquérir et traiter des données pertinentes, exactes, complètes et non excessives par rapport aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées et ensuite traitées, en garantissant leur mise à jour appropriée;
－ conserver ces données de manière à empêcher des tiers non autorisés d'en prendre connaissance;
－ communiquer et divulguer les données uniquement dans le cadre des procédures établies ou avec l'autorisation préalable des responsables concernés ;
－ conserver les données sous une forme permettant d'identifier la personne concernée pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées et ensuite traitées.
La direction, les employés ou les collaborateurs chargés du traitement des données personnelles doivent adopter toutes les mesures appropriées pour éviter les risques de destruction ou de perte, même accidentelle, desdites données, d'accès non autorisé à celles-ci ou de traitement non autorisé ou non conforme aux finalités de la collecte ; ces mesures sont identifiées et mises à jour périodiquement au sein des entreprises du Groupe.
Chaque fonction de l'entreprise doit faire tout son possible pour avoir toujours une pleine connaissance, pour le secteur de sa responsabilité, des droits et obligations incombant au Groupe découlant de normes légales, de contrats ou de relations avec la Administration Publique et ne doit adopter aucun comportement qui pourrait nuire, de quelque manière que ce soit, aux intérêts du Groupe.
Il est formellement interdit aux employés et aux collaborateurs qui agissent pour le compte ou au nom des entreprises du Groupe de révéler à des tiers des informations non publiques concernant des projets, des acquisitions, des fusions, des stratégies commerciales et, plus généralement, des informations relatives aux entreprises du Groupe dont ils ont eu connaissance ou dont la diffusion pourrait, de toute façon, nuire aux intérêts du Groupe lui-même.
Chaque sujet a la responsabilité de garder, conserver et défendre les biens et les ressources du Groupe qui lui sont confiés dans le cadre de son activité et a l'obligation de les utiliser de manière appropriée et conforme, en empêchant tout usage inapproprié.
À la protection de l'intégrité du patrimoine social, il est notamment interdit, en dehors des cas autorisés par la loi, de :
－ restituer sous quelque forme que ce soit des apports ou libérer les associés de l'obligation de les exécuter;
－ répartir des bénéfices non effectivement réalisés ou destinés par la loi à des réserves, ou à des réserves non distribuables par la loi, acheter ou souscrire des actions ou
actions de la société;
－ effectuer des réductions de capital social, des fusions ou des scissions en violation des normes protégeant les créanciers ; signer ou augmenter fictivement le capital social ; satisfaire, en cas de liquidation, les prétentions des associés au détriment des créanciers sociaux.
Rentrent dans ce contexte tous les rapports, relatifs à l'activité des entreprises du Groupe, entretenus avec des fonctionnaires publics ou des agents de service public agissant pour le compte de l'Administration Publique ou d'organes législatifs nationaux et étrangers, d'institutions communautaires, d'organisations publiques de tout État étranger.
Les relations avec les gouvernements et les institutions publiques sont réservées aux fonctions d'entreprise autorisées à établir et à gérer ces relations sur la base des dispositions des ordres de service et des procédures en vigueur. Ces relations doivent être entreprises et gérées dans le respect absolu et rigoureux des lois et réglementations en vigueur, des normes et des principes établis dans le Code Éthique et des procédures internes de référence.
Une attention et un soin particuliers doivent être portés aux relations avec les sujets susmentionnés, en particulier dans les domaines relatifs à : les appels d'offres, les contrats, les autorisations, les licences, les concessions, les demandes et/ou la gestion et l'utilisation de financements de toute nature d'origine publique (nationale ou communautaire), la gestion des commandes, les relations avec les autorités de surveillance ou d'autres autorités indépendantes, les organismes de sécurité sociale, les organismes chargés de la collecte des impôts, les procédures civiles, pénales ou administratives. Une attention et un soin particuliers doivent également être portés dans ces secteurs qui, bien qu'ils n'impliquent pas de relations directes visant à conclure des affaires avec l'administration publique, sont considérés comme un soutien aux activités d'entreprise telles que la gestion des flux financiers et la gestion et la sécurité des données informatiques.
Les opérations susmentionnées et la gestion connexe des ressources financières doivent être entreprises dans le respect des lois, des principes du Code Éthique et dans le respect total des procédures internes. En particulier, il est expressément interdit de :
－ accepter, donner ou promettre, ni directement, ni indirectement, ni par l'intermédiaire d'une personne interposée, de l'argent, des dons, des biens, des services, des prestations ou des faveurs à des fonctionnaires publics - ou à des personnes liées à eux par des liens de parenté ou d'alliance - afin de promouvoir et favoriser ses propres intérêts ou les intérêts des entreprises du Groupe, ou même pour compenser ou rembourser un acte de leur bureau, ou pour obtenir l'exécution d'un acte.
contraire aux devoirs de leur bureau;
－ recevoir, offrir ou promettre des cadeaux ou toute autre forme de don à des fonctionnaires publics ou à des personnes liées à eux par des liens de parenté ou d'affinité – lorsque ces cadeaux, compte tenu de leur valeur, dépassent les pratiques commerciales et de courtoisie normales ou se situent en dehors de ce qui est prévu.
des protocoles internes de l'entreprise;
－ recruter du personnel, attribuer des missions d'agence, de conseil ou d'autre type, dans le cas où le recrutement ou la mission seraient – ou pourraient sembler – destinés à un échange de faveurs avec des personnes appartenant, ou ayant précédemment appartenu, au secteur public.
Administration;
reconnaître des compensations en faveur des Collaborateurs externes qui ne trouvent pas de justification adéquate au type de mission à réaliser et aux pratiques en vigueur dans le domaine local;
－ présenter des déclarations ou des documents d'un autre type non véridiques à des organismes publics afin d'influencer l'indépendance de jugement;
－ présenter des déclarations ou des documents d'un autre type non véridiques à des organismes publics nationaux ou communautaires afin d'obtenir des subventions publiques, des contributions ou des financements avantageux;
－ destiner des sommes reçues d'organismes publics nationaux ou communautaires à titre de subventions, contributions ou financements pour des objectifs différents de ceux auxquels elles étaient destinées;
－ altérer le fonctionnement d'un système informatique ou télématique ou manipuler les données qu'il contient afin d'obtenir un profit injuste en causant des dommages à l'Administration Publique.
Dans les relations avec l'Administration Publique, il est nécessaire d'agir toujours dans le respect de la loi, avec l'interdiction expresse d'adopter des comportements qui, pour procurer des avantages au Groupe, seraient de nature à constituer des infractions.
Relations avec les fournisseurs
Les Administrateurs, les Employés et les Collaborateurs des entreprises du Groupe sont tenus de garantir l'égalité des chances dans la sélection des Fournisseurs, en tenant compte de leur compatibilité et de leur adéquation aux dimensions et aux besoins du Groupe. En particulier, les fonctions responsables de la sélection de tiers indépendants tels que des consultants, des agents, des fournisseurs de biens, de marchandises et de services doivent veiller à ce que :
－ sont sélectionnés sur la base d'évaluations et de paramètres objectifs (tels que la qualité, la commodité, le prix, la capacité et l'efficacité, etc.) visant à protéger les intérêts commerciaux et industriels du Groupe et, en tout cas, à créer davantage de valeur pour celui-ci;
－ ils doivent être sélectionnés selon des critères de fiabilité et d'intégrité, en fonction de la nécessité de respecter les valeurs de référence, les règles de conduite contenues dans le Code Éthique et les procédures internes, en utilisant la forme écrite et dans le respect de la structure hiérarchique du Groupe;
－ qu'ils soient informés des politiques du Groupe et que des clauses contractuelles spécifiques concernant le respect du présent Code Éthique soient prévues.
Les fonctions responsables doivent également veiller à garantir une sensibilisation et un engagement continus des Fournisseurs dans un rôle proactif et une attitude responsable, en particulier en ce qui concerne la transparence, la communication, le respect des lois et règlements, et favoriser la prise de conscience des risques et des opportunités sociales et éthiques découlant de leurs activités.
Relations avec les clients
Dans les relations avec les Clients, publics ou privés, les Administrateurs, les Employés et les Collaborateurs des entreprises du Groupe sont tenus de :
－ développer et maintenir avec eux des relations favorables et durables, basées sur la plus grande efficacité, collaboration et courtoisie;
－ opérer dans le cadre de la législation en vigueur et en demander le respect strict;
－ s'assurer que les déclarations et attestations qui leur sont fournies sont précises et véridiques;
－ respecter les engagements et obligations pris à leur égard ;
－ fournir des informations précises, complètes, véridiques et en temps utile afin de permettre au Client de prendre des décisions éclairées.
Dans les relations d'affaires avec les Fournisseurs et les Clients, les politiques de l'entreprise doivent être respectées, en orientant les relations vers la plus grande intégrité, notamment dans la gestion et la conclusion des contrats, en évitant les conflits d'intérêts, même potentiels.
Sous réserve de ce qui est stipulé au paragraphe "Relations avec l'Administration Publique", dans les relations d'affaires avec les Fournisseurs et Clients, il est interdit d'offrir des dons, des cadeaux, des actes de courtoisie ou d'hospitalité (que ce soit directement ou indirectement), à moins qu'ils ne soient de nature à ne pas compromettre l'image du Groupe et à ne pas pouvoir être interprétés comme visant à obtenir un traitement de faveur qui ne soit pas déterminé par les règles licites du marché. Dans tous les cas, les éventuels cadeaux, actes de courtoisie et d'hospitalité qui ne relèvent pas des usages normaux doivent être documentés de manière adéquate et communiqués à son responsable afin qu'il en évalue l'appropriation. L'Employé ou le Collaborateur qui reçoit des dons ou des traitements de faveur de la part de Fournisseurs ou de Clients qui dépassent les relations de courtoisie ordinaires, doit immédiatement en informer son supérieur hiérarchique ; après les vérifications appropriées avec la direction compétente, les entreprises veilleront, par l'intermédiaire des fonctions concernées, à informer l'auteur du cadeau, du don, etc. sur la politique du Groupe en la matière.
Tous les destinataires du présent Code Éthique doivent toujours se tenir informés de la réglementation en vigueur et consulter leur supérieur hiérarchique avant de conclure tout accord ou entente qui pourrait avoir des effets de concurrence présumée illicite.
Les dirigeants d'entreprise, les employés et les collaborateurs agissant au nom et pour le compte des entreprises du Groupe doivent s'efforcer d'éviter des situations en conflit avec les intérêts du Groupe lui-même. À titre d'exemple mais non exhaustif, constituent un conflit d'intérêts :
－ l'instrumentalisation de sa position fonctionnelle pour la réalisation d'intérêts contraires avec des collègues de l'entreprise;
－ l'utilisation d'informations acquises dans le cadre d'activités professionnelles à son propre avantage ou à celui de tiers et en tout cas en contradiction avec les intérêts du Groupe;
－ la participation – manifeste ou cachée – de l'Employé dans des activités de Fournisseurs, Clients, concurrents;
－ l'exercice d'activités professionnelles de toute nature auprès des Clients, Fournisseurs, concurrents et/ou auprès de tiers, en contradiction avec les intérêts du Groupe. En particulier, pour les Employés, l'acceptation d'une éventuelle mission de nature professionnelle proposée par des tiers devra être préalablement évaluée avec le supérieur hiérarchique et avec le Directeur des Ressources Humaines de Milor S.p.A. afin d'évaluer l'absence d'éventuelles incompatibilités ou situations préjudiciables.
Chacun a le devoir de signaler rapidement à la direction compétente toute situation qui pourrait être considérée, même potentiellement, préjudiciable aux droits et aux intérêts du Groupe afin que la direction puisse procéder, tout aussi rapidement, aux actions de protection nécessaires.
Les relations avec les organes auxquels sont attribuées des activités de contrôle ou de révision légalement, ainsi que les relations avec les sociétés de révision, doivent être fondées sur la plus grande rigueur, transparence et collaboration, dans le plein respect des lois et des réglementations en vigueur.
En particulier, les réviseurs, qu'ils soient internes ou externes, doivent avoir un accès libre aux données, documents et informations nécessaires à l'exercice de leurs activités. Il est expressément interdit d'empêcher ou d'entraver l'exercice de l'activité de contrôle ou de révision légalement attribuée aux associés, à d'autres organes sociaux ou à la société de révision.
Les mêmes obligations s'étendent aux relations avec l'Organisme de Surveillance qui, dans le cadre des responsabilités prévues par les Modèles d'Organisation et de Gestion respectifs élaborés volontairement par les entreprises du Groupe conformément au D.Lgs n° 231 du 8 juin 2001 "Discipline de la responsabilité administrative des personnes morales, des sociétés et des associations même dépourvues de responsabilité juridique, conformément à l'art. 11 de la loi du 29 septembre 2000, n° 300", a pour mission de veiller au respect des systèmes préventifs et de contrôle existants, ainsi qu'à leur réelle adéquation, en particulier dans les domaines où sont identifiés les risques-crimes éventuellement liés aux activités exercées (Réf. Code Éthique et Modèles Organisationnels ex D.Lgs 231/2001).
Les entreprises du Groupe désignent leur Organisme de Vigilance (OdV) doté de pouvoirs d'initiative et de contrôle autonomes, chargé de :
－ veiller au fonctionnement et au respect du Code Éthique et des procédures de l'entreprise, en particulier dans les domaines où les risques criminels identifiés par le D.Lgs 231/2001 peuvent être liés aux activités menées - à cet effet, il est libre d'accéder à toutes les sources d'informations de l'entreprise, de prendre connaissance des documents et de consulter des données;
－ accueillir et/ou signaler d'éventuelles violations du Code Éthique;
－ proposer d'éventuelles mises à jour du Code Éthique et des protocoles internes afin de les adapter aux lois;
－ vérifier, contrôler et évaluer les cas de violation des normes établies par le Code Éthique et les signaler aux fonctions compétentes afin d'appliquer des mesures sanctionnatrices appropriées dans le respect des lois, des règlements et des CCNL.
Les entreprises du Groupe sont tenues d'établir des canaux de communication appropriés par lesquels toute personne ayant connaissance de comportements au sein des entreprises du Groupe contraires aux principes et aux règles de conduite énoncés dans le présent Code peut faire rapport, librement, directement et de manière confidentielle à son supérieur hiérarchique et à l'Organisme de Surveillance s'il est nommé.
Les informations acquises par l'Organisme de Vigilance et par les fonctions compétentes, aux fins des enquêtes nécessaires, doivent être traitées de manière à garantir :
－ la confidentialité et l'anonymat du signalant,
－ la protection du signalant contre toute forme de représailles, de pénalisation, de discrimination, sous réserve des obligations légales et de la protection des droits des entreprises du Groupe ou des personnes accusées à tort et/ou de mauvaise foi.
Le respect du Code Éthique doit être considéré comme une partie essentielle des obligations contractuelles assumées par les Collaborateurs non subordonnés et/ou les personnes ayant des relations d'affaires avec le Groupe. La violation des normes du Code Éthique pourra constituer un manquement aux obligations contractuelles, avec toutes les conséquences légales, y compris en ce qui concerne la résiliation du contrat et/ou de la mission, et pourra entraîner le remboursement des dommages qui en découlent. Pour les violations des membres du Conseil d'Administration et des Syndics, toutes les normes légales s'appliquent avec les recours et sanctions qui en découlent.
Les entreprises du Groupe s'engagent à prévoir et à infliger, avec cohérence, impartialité et uniformité, des sanctions proportionnées aux violations respectives du Code et conformes aux dispositions en vigueur en matière de réglementation des relations de travail.